Trucos de madre: Cómo organizar el correo electrónico

30.3.15 / 26 comentarios

Sabes que soy mamá, que escribo este blog, llevo mi casa, cuido de mi hija Miss L y además intento abrirme paso con un negocio online: una tienda infantil. Quizás hayas llegado a pensar que soy una súpermamá, pero nada más lejos de la realidad. Lo que soy es un "culo inquieto" con muchas cosas que hacer y poco tiempo. ¡Para mi los días también tienen 24 horas! Por eso, quiero inaugurar una nueva sección llamada trucos de madre en la que te cuento mis tips para llegar a todo o al menos intentarlo sin morir en el intento. Hoy te cuento cómo organizo el correo electrónico para ahorrar tiempo y preservar tu salud mental.

Como organizar el correo electronico de forma eficiente

Como mamá blogger y gerente de la una tienda infantil online una de mis principales herramientas de trabajo es el correo electrónico. El email es un gran invento, sin el que ya no podríamos vivir, pero también tiene sus inconvenientes. A mi modo de ver los principales inconvenientes del correo electrónico son tres:

  1. Agujero negro a otra dimensión
  2. Reproducción espontánea de los emails en la carpeta "Recibidos"
  3. Emails perdidos
 y aunque no te lo creas estos tres inconvenientes del email tienen una sencilla solución. Yo tardé en descubrir como organizar el correo electrónico de una forma eficiente, pero una vez la encontré por la red y la puse en práctica ya no concibo organizar mi correo de otro modo. ¿Quieres conocerla?


¡Como organizar el correo electrónico para no perder tiempo!

Agujero negro a otra dimensión

El correo electrónico es un agujero negro que hace perder mucho tiempo hasta el punto de que muchas empresas tienen prohibido contestar emails fuera de una franja horaria. Ahora mismo no recuerdo el dato exacto, pero una vez leí algo del tipo "el cerebro tarda una media de 20 minutos en centrarse para retomar lo que estaba haciendo tras una interrupción". ¡Imagínate si te llegan mensajes nuevos a cada rato!

Procura no dejar ningún mensaje sin contestar al final del día, pero tampoco mires el correo a cada instante. Lo ideal será hacerlo dos o tres veces diarias: mientras desayunas, después de comer y antes de acostarte, por ejemplo. No habrá demasiada demora en las respuestas de tus emails y no perderás tu valioso tiempo con interrupciones.


Reproducción espontánea de la bandeja de entrada y emails perdidos

Seguro que más de una vez has dejado de leer algo importante a tiempo porque había acabado en la bandeja de spam o sepultado entre los miles de correos de tu capeta de "Recibidos". Apostaría a que también te ha abrumado en alguna ocasión el aparente desorden de la bandeja de entrada y el hecho de que hicieras lo que hicieras continuase llena al final del día dejándote la sensación de no haber avanzado nada. A mi antes me ocurría mucho, pero desde que descubrí como organizar de modo eficiente mi correo electrónico y lo puse en práctica no me ha vuelto a pasar.

La solución es sencillísima y sirve tanto para cuentas personales como profesionales. Quizás dudes de los resultados, pero te aseguro que funciona ;)

  • Pasa de las jerarquías de carpetas. Visualmente queda ordenado, pero perderás tiempo en clasificar manualmente cada email, crear los filtros para que se organicen automáticamente y en revisar carpeta a carpeta los nuevos correos.
  • Crea tres únicas carpetas: ARCHIVO, PARA HACER, PARA SEGUIR.
    • En ARCHIVO debes guardar los emails que no necesiten ninguna acción por tu parte, pero que quieras conservar como algunas fotografías o un listado de tarifas. Si hay un tema recurrente que quieras tener agrupado a golpe de clic crea una subcatergoría dentro de ARCHIVO -por ejemplo "FACTURAS"- pero solo una o dos. No abuses porque no habrás ganado nada.
    • En PARA HACER almacena los emails que necesiten alguna acción por tu parte. Por ejemplo enviar una documentación en una fecha determinada.
    • En PARA SEGUIR guarda los emails que ya has respondido y para los cuales esperas una respuesta.
    • Los emails que ya hayas leído y no encajen en ninguna de las tres categorías elimínalos. La bandeja de entrada debe quedar totalmente limpia al final del día (como mucho con dos o tres emails que aún perteneciendo a PARA HACER tengan prioridad)
  • Acostúmbrate a utilizar el buscador interno del correo electrónico para localizar algún email antiguo almacenado en ARCHIVO.
  • Revisa diariamente la carpeta PARA HACER y trata de dejarla lo más limpia posible al final del día
  • Revisa periódicamente la carpeta PARA SEGUIR -en función del volumen de correos una vez por semana puede estar bien- y envía un email recordatorio si aún no has obtenido respuesta.

¿Qué opinas de mis trucos de madre? ¿Cómo organizas tu email? ¿Conocías este modo de organizar tu correo electrónico? ¿Te atreverás a dar el paso y probarlo? Estoy deseando conocer tu experiencia!

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26 comentarios

  1. Yo tengo un ciento de carpetas y la verdad es que pierdo muchísimo tiempo organizando. Pero 3 lo veo demasiado poco para después recuperar por temas. ¡Ay, no sé qué hacer!

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    1. Buscador!! Si es que luego al final con cientos de carpetas se queda todo en la bandeja de entrada!! Anímate y me cuentas :)

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  2. Me encanta el truco y me encanta la nueva sección. Más o menos, lo de leer el correo sólo a ciertas horas lo practico, aunque confieso que se me escapan vistazos al móvil de vez en cuando. Pero con lo de las carpetas soy un desastre total. Intento tener carpetas y ordenarme pero siempre termino con las carpetas medio vacías y una bandeja de entrada de locos. Soy demasiado desordenada, pero creo que la propuesta de tres carpetas puedo asumirla como reto. Ya te contaré

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  3. Uff yo creo que tengo mas de 200 correos sin leer....que horror.

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  4. Cuando trabaja en mi tesis doctoral aprendí el arte de guardar bien los correos (para que luego no hubieran problemas del tipo "esto ya lo hice y aquí tienes los resultados dle experimento" etc, pero ahora con mi propio blog no tengo ninguna carpeta hecha, y creo que ya viene siendo hora porque llega todo a la bandeja de entrada y anda un poco desordenado. Yo haré 4 carpetas solo (ADMIN- donde van todos los registros a todas la redes etc, BLOGS SEGUIR- donde pongo todas las suscripciones a otros blogs - COSAS POR HACER, y la 4 no se! jajaja será la MISC)

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    1. Suele pasar. Yo antes era muy cuadriculada también pero ahora no se que me pasa!! Tengo que volver a tomar el control que con la peque de otro modo no me da tiempo a nada! La de ADMIN yo la tendría que poner como subcarpeta de archivo que luego no se ni dónde me he suscrito y eso si que es complicado de encontrar con el buscador! Tomo nota! A ver si entre todos hacemos la técnica aún más eficiente!

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  5. Pufggg necesito con urgencia ordenarlo , los que recibo de las comunidades de google + son interminables pero a su vez los quiero separar de las respuestas a mis comentarios en los blogs, es posible eso??
    Besotes

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    1. Si tienen asuntos comunes puedes hacerlos empleando filtros! Suerte!!

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  6. Genial post, mi correo necesita una limpieza y un orden ya...así que lo voy a tener en cuenta. No conocía tu blog, me encanta y me quedo por aquí. Besos!!!

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    1. Muchas gracias y bienvenida!! Pues si lo pones en práctica ya me contarás ;)

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  7. Hola! Muy buena estrategia. Yo lo que es para hacer me los dejos como no leídos hasta que lo termino y me aparecen los primeros los no leídos. Pero me has dado una súper idea con organizar aquellos para los que espero respuesta porque mis compañeros de curro... En fin. Jajaja.

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    1. ay, los compañeros de curro y esos "por hacer" que quedan paralizados porque hay alguien que no da palo al agua XD. Pues me alegro si te ha servido de algo el post de hoy :)

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  8. Lo del correo tiene tela... El mes pasado tuve un atasco en la bandeja de entrada y tardé una semana en terminar de revisarlo todo. Así que ahora tengo un sistema parecido al tuyo. Sólo que yo utilizo la bandeja de entrada como mi "para hacer" y el resto los reparto en un par de carpetas según sean temas personales o laborales. Si necesito hacer algo pasados unos días, pues lo apunto en la agenda y ya lo buscaré después.
    Otra cosa que me ha ayudado mucho es utilizar un lector de feeds en lugar de suscribirme a mil blogs. Me quedo con los que más me gusten y el resto los leo desde el lector un par de veces a la semana.
    Sin duda lo que más me cuesta es comprobar la bandeja de entrada un par de veces al día. Siempre tengo la sensación de estar perdiéndome algo y tengo que esforzarme mucho para no saltar cada vez que oigo una notificación

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    1. Lo de la bandeja de entrada me pasa a mi también, pero estoy haciendo un esfuerzo porque no me da la vida aunque yo no tengo nitificación sonora y suelo estar haciendo mil cosas por casa o con la peque mientras. Qué lector de feeds usas? Yo estoy suscrita a algunos blogs, pero creo que voy a cancelar la suscripción porque al final borro los emails tal cuál llegan y acabo leyéndolos igualmente en bloglovin XD

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    2. Utilizo feedly que, a parte de versión web, tiene app y así aprovecho para leer cuando tengo un rato suelto

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  9. Yo tengo varios cuentas de mail y cada una con un.monton de carpetas tematicas. Tus carpetas me parecen una idea genial! Comparto...un saludo de otro culo inquieto.

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    1. Gracias!! Pues si lo pruebas ya me contarás! Yo al principio no confiaba mucho en el sistema, pero me está ahorrando mucho tiempo :)

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  10. Un trucazo, algo así tengo que hacerp orque se me acumulan que no veas...creo que lo voy a borrar todo y a empezar de cero con tu truco! Gracias!

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  11. uy yo con esto llevo un descontrol... no me atrevo a borrar nada por si por si.. jajajja siempre todos van a recibidos y ya, no tengo más carpetas y claro a veces termino loca. Tendré que plantearme tu truco :)

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    1. Llega un punto que no nos queda más remedio que hacer algo con al bandeja de entrada... jajaja

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    2. 21 meses y ya semanas durmiendo mal, subiéndose encima mío para cambiar de teta, muchas tomas diarias... Ello unido a la "adoslescencia" maaaaadre qué etapa. Y aún no ha pasado la del "niño sombra" :) en fin, muy identificada y muchas gracias, comparto!

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